Wenn mann bisher noch nicht viel mit dem Thema Projektmanagement zu tun hatte, so ändert sich das spätestens nach dem Entschluss ein Haus zu bauen. Denn bereits als Bauherr wird man zum Projektmanager. Termine planen, Absprachen treffen, Baufirmen koordinieren, Eigenleistungen erbringen, Bemusterungen durchführen – das und noch vieles mehr sind Dinge mit denen man sich plötzlich auseinandersetzen muss. Dazu gab es bereits einen Artikel von uns.
Aber auch nach dem Hausbau warten eine Hülle von neuen Projekten und regelmäßigen Aufgaben auf Euch. An diese müsst Ihr denken und natürlich die Zeit finden diese anzugehen. Wir möchten euch gern einige Tipps geben, die uns helfen den Alltag als Hausbesitzer in den Griff zu bekommen.
Unser Alltag als Hausbesitzer
Als Familie mit Job, Haus, Garten und Kindern ist es schon nicht einfach alles unter einen Hut zu bekommen. Der täglichen Arbeit im Beruf nachgehen und Zeit für die Kinder haben, den Hausputz bewältigen, kochen, Gartenarbeit erledigen und bestenfalls noch Hobbies unterbringen. Dann möchte man noch Zeit mit dem Partner verbringen und diverse Projekte im Haus und Garten erledigen – am liebsten alles in Eigenleistung. In den ersten Jahren als Hausbesitzer, vor allem mit Kleinkindern, ist ein schwieriges Unterfangen. Noch so viele Baustellen, unerledigte Projekte und einfach zu wenig Routine. Oft sind auch wir planlos raus in den Garten und nach zwei Stunden hat man sich gefragt, was man eigentlich geschafft hat. Irgendwie nichts. Hier ein bisschen Unkraut im Rasen gezupft, den Gehweg gefegt, sich die vielen Baustellen im Garten angeschaut und überlegt wann man das den alles machen soll.
Wir haben eines schnell gelernt: dass die Dinge auch einfach mal liegen bleiben müssen. Dass der Garten eben noch nicht perfekt aussieht, der Sandkasten dann doch erst nächstes Jahr gebaut wird und man den Zaun dann gezwungener Maßen von einer Firma machen lässt. Abgesehen davon hat uns noch eines geholfen – eine gute Organisation der ToDos und Aufgaben und ein gutes Zeitmanagement. Wir haben uns viel damit beschäftigt, Tipps im Internet oder Bücher gelesen. Einiges haben wir uns von der „Getting Things Done“ Zeitmanagement- bzw. Selbstmanagement-Methode abgeschaut. Es gibt natürlich noch viele mehr. Eine gute Übersicht an Büchern zum Zeitmanagement findet man z.B. bei Haufe.
Einige Tipps möchten wir euch aber mitgeben.
Alles notieren!
Schreibt alles auf und zwar so, dass Ihr es auch wieder findet und auch nachvollziehen könnt. Oft ist es so, dass man im Garten mit den Kindern spielt oder eine Aufgabe erledigt und einem plötzlich neue Dinge auffallen. Die Gartentür quietscht, das Messer vom Rasenmäher ist stumpf, das Unkraut im Beet wird immer mehr. Schreibt die Dinge auf die Euch auffallen und plant sie mit ein. Manchmal sind es größere Vorhaben im Garten bei denen Euch einfällt was dafür noch zu besorgen ist. Die Rasenkantensteine müssen noch zu Ende verlegt werden, aber es ist kein Beton mehr da. Also kommt „Beton kaufen für Rasenkante“ auf die ToDo Liste und man hat es aus dem Kopf. Noch besser: Schreibt zusätzlich „2 Säcke Beton für Rasenkante“ auf eure Baumarkt Einkaufsliste. Diese braucht Ihr einfach immer nur zu prüfen wenn Ihr im Baumarkt seid und vergesst nichts.
Benutzt Apps und Programme zur Verwaltung eurer ToDos
Wir haben verschiedene Apps und Programme bereits während der Bauphase ausprobiert um unsere Aufgaben und ToDos zu verwalten und zu organisieren. Am Ende haben sich drei für uns bewährt.
Übersicht aller ToDos in einer Excel Liste
Für die Auflistung aller ToDos nutzen wir die klassische Excel Liste. Diese kann man sich wunderbar erweitern und beispielsweise mit Spalten wie Kategorie, Bisheriger Stand, Nächster Schritt, Fällig am oder Verantwortlicher erweitern. Auch könnt ihr mehrere ToDos zu einem Projekt zusammenfassen. So haben wir es beispielsweise bei unserem Projekt „Gartenbewässerung“ oder „Rollladenmotoren einbauen“ gemacht und alle Teilschritte notiert. Mit Filtern und der farblichen Kennzeichnen von erledigte Aufgaben wird das Ganze auch übersichtlich.
Persönliche ToDos in Microsoft ToDo
Weiterhin benutzen wir die Microsoft Todo App. Hier kann man seine ToDos sehr gut übersichtlich unterteilen und in Kategorien aufteilen. Einzelne Kategorien lassen sich teilen, so dass beide Partner Zugriff darauf haben. Erinnerungen und Fälligkeiten sowie Prioritäten können ergänzt werden. Auch kann man sich bei Android Geräten ein Widget auf der Startseite seines Telefons erstellen, welches die heutigen oder wichtigen ToDos immer anzeigt.
Google Kalender für Erinnerungen und regelmäßige Termine
Im Laufe der Zeit fallen so viele Aufgaben an – vor allem wiederkehrende – dass es sich lohnt, diese in einem Kalender abzubilden. Wir nutzen dafür den Google Kalender und tragen dort alle Termine ein. In unserem Garten fallen jedes Jahr nahezu die gleichen Aufgaben an. Hier haben wir schnell den Überblick verloren wann etwas gemacht werden muss und uns alle Termine in einem eigenen Gartenkalender notiert. Vorher haben wir uns intensiv damit beschäftigt, wann zum Beispiel Ligusterhecken verschnitten werden, wann Hortensien und Koniferen gedüngt, Obststräucher zurückgeschnitten oder der Ahornbaum verschnitten werden muss. Wir werden nun immer regelmäßig erinnert was im Garten zu erledigen ist.
Versucht Programme zu nutzen, von denen Ihr auch unterwegs Änderungen vornehmen könnt und mit denen Du und dein Partner zurecht kommen. Das ist deutlich effizienter, als wenn jeder seine eigenen Listen und Aufgaben pflegt.
Regelmäßig zusammensetzen und nächste Schritte planen
Bereits während der Bauphase haben wir es uns angewöhnt uns regelmäßig zusammensetzen und über unsere ToDos zu sprechen. Damals war es noch einmal in der Woche. Inzwischen (wir wohnen das 4. Jahr im Haus) nur noch ca. einmal im Monat. Während des Hausbaus haben wir immer über die Aufgaben der letzten Woche gesprochen und welche davon erledigt oder noch offen sind. Den jeweiligen Status haben wir in unserer Tabelle festgehalten. Als nächstes haben wir die darauffolgende Woche geplant und überlegt welche ToDos oder Teilschritte in dieser zu erledigen sind und entsprechend aufgeteilt. Das hat hervorragend geklappt und man geht nicht planlos in die Woche.
Inzwischen geht es in unseren „Meetings“ um die vielen noch offenen Aufgaben im Haus oder die größeren Projekte die man sich vorgenommen hat. Was ist dafür noch alles zu besorgen? In welche Teilschritte könnte man es zerlegen und welchen geht man als erstes an. Wie kann ich mir die ersten Teilschritte sinnvoll in meine Woche einplanen? Das sind die Fragen mit denen man sich auseinander setzen sollte und sie dann auch entsprechend in seine ToDo App überführen. Es ist ein gutes Gefühl, wenn man diese dann abhaken kann und am Ende der Woche weiß (und in der App sieht!) was man alles geschafft hat und das man dem Ziel ein Stück näher gekommen ist.
Ratschläge und Weisheiten die uns geholfen haben
5 Minuten Regel
Eine einfache aber effektive Regel. Alles was sich in 5 Minuten oder weniger erledigen lässt – mach es sofort. Lasst es nicht erst ein ToDo auf eurer eh schon langen Liste werden.
Eat the frog first!
Ihr habt euch für heute 5 ToDos vorgenommen die ihr angehen wollt und euren Tag geplant. Macht das worauf ihr am allerwenigsten Lust habt als erstes! Bringt das Schlimmste gleich hinter euch.
ToDo Leichen loswerden
Oft schlummern ToDos Monate oder länge auf eurer Liste herum. Sie werden einfach immer ignoriert oder verweilen am Ende eurer Liste. Ihr solltet euch fragen warum. Was hat es mit dieser Aufgabe auf sich, dass ihr sie nicht erledigen wollt oder könnt. Fehlt euch ein Plan wie ihr es angehen wollt? Dann redet mit dem Partner darüber. Fehlt euch die Lust und Motivation es anzugehen? Dann wird es auch noch Monate später so sein und das ToDo immer weiter hinaus gezögert werden. Setzt euch ein konkretes Datum und nehmt euch das ToDo vor. Plant eure Schritte (falls es etwas größeres ist) und legt los. Andernfalls könnt ihr es auch von der Liste löschen. Sollte der Leidensdruck wieder da sein, wird es schließlich irgendwann wieder auf der Liste landen.
Optimistisch planen
Ich selbst erinnere mich an so manchen Urlaubstag mit dem Vorhaben ganz viele Dinge im Garten zu erledigen. Mit einer voll gepackten ToDo Liste bin ich in den Tag gestartet um letztlich am Nachmittag frustriert, mit gerade einmal 3 von 8 erledigten Dingen den Tag zu beenden. Plant eure Aufgaben realistisch, lasst etwas Platz für unvorhersehbare Dinge und geht nicht davon aus, dass alles sofort auf Anhieb funktioniert. Nehmt euch lieber weniger vor und seid um so mehr glücklich, wenn ihr am Ende mehr geschafft habt als ihr euch vorgenommen habt.